01.01.2025: dLabSoft 7.5 ist verfügbar
Um die folgenden Funktionen nutzen zu können, aktualisieren Sie bitte Ihre dLabSoft-Installation über Hilfe, Aktualisierung über das Internet.
Mit dLabSoft 7.5 können Sie Rechnungen erstellen, die der Europanorm EN 16931, bzw. dem in Deutschland geltenden Standard ZUGFeRD entsprechen. Hier weitere Details.
Factur-x.xml
Die für die Buchhaltung relevanten Rechnungsdaten befinden sich in einer XML-Datei mit dem Namen Factur-x.xml.
PDF/A-3
Das besondere am Format PDF/A-3 ist, dass Dateien in die PDF/A-3-Datei integriert werden können. Für das ZUGFeRD-Format wird die Datei Factur-x.xml integriert, die die Rechnungsdaten in einer Form enthält, die weiterverarbeitet werden kann.
Die bisher von dLabSoft erstellten Rechnungen sind im Format PDF 1.5. In diese PDF-Dateien kann keine XML-Datei integriert werden.
Was müssen Sie machen?
Um Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen zu können, ist ab 01.01.2025 die Aktualisierung auf dLabSoft 7.5 erforderlich.
Ihre Labordaten müssen unter Extras, Optionen auf der Seite „Labor“ einmalig eingegeben werden. Anschließend per E-Mail versendete Rechnungen werden dann automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt, also als PDF/A-3-Datei mit integrierter Datei Factur-x.xml.
Zahnarztanschriften ggf. korrigieren
Damit die Anschriften der Zahnärzte in die XML-Datei exportiert werden können, müssen sie den Anforderungen entsprechen.
Die ersten drei Zeilen der Anschrift stehen Ihnen, wie bisher, für den Namen der Zahnarztpraxis zur Verfügung.
In der vierten Adresszeile muss die Straße eingetragen werden.
Am Anfang der fünften Adresszeile befindet sich ein neues Feld für das Länderkürzel. Hier muss in der Regel „DE“ für Deutschland eingetragen werden. Die Postleitzahl ist 5stellig einzugeben. Mit einem Leerzeichen getrennt folgt der Ort.
Außerdem muss mindestens eine Steuernummer angegeben werden. Hierbei kann entweder die deutsche Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet werden. Die Angabe beider Steuernummern ist zulässig.
Was ändert sich bei der Erstellung von Rechnungen?
Nichts. dLabSoft 7.5 erstellt PDF/3-A und Factur-x.xml Dateien automatisch, wenn die oben aufgeführten Eingaben einmalig gemacht wurden.
Sammelaufstellungen
Sammelaufstellungen sind im steuerrechtlichen Sinn Zahlungsaufforderungen und von den Änderungen nicht betroffen. dLabSoft erstellt Sammelaufstellungen weiterhin im Format PDF 1.5.
Wenn Sie die Erstellung von Rechnungen im Format PDF/3-A verwenden wollen, tragen Sie bitte die Daten Ihres Labor unter Extras, Optionen, Labor ein.
Sobald die Erstellung von Rechnungen im Format PDF/3-A verpflichtend sein wird, wird dLabSoft automatisch alle Rechnungen im Format PDF/3-A erstellen.
Übrigens…
Die XML-Dateien, die als Dateinamen die Auftragsnummer des Zahnarztes haben und den Vorschriften der KZBV, dem VDZI und dem VDDS entsprechen, werden auch weiterhin erstellt. Diese Dateien haben nichts mit den XML-Dateien zu tun, die in den PDF/3-A-Dateien für Rechnungen enthalten sind.
Neuer Mandant
Erstellen Sie bitte zunächst alle Sammelaufstellungen für das zu Ende gehende Jahr.
Beim ersten Start von dLabSoft im neuen Jahr wird automatisch vorgeschlagen eine neue Mandantendatenbank anzulegen. Bei Bestätigung erscheinen keine weiteren Fragen und die neue Mandantendatenbank wird angelegt. Nach einem Neustart von dLabSoft arbeiten Sie mit der neuen Datenbank.
Update auf dLabSoft 7.5
Ab Anfang 2025 werden Sie dLabSoft auf die neue Version 7.5 aktualisieren können. Bitte wählen Sie hierfür den Menüpunkt Hilfe, Aktualisierung über das Internet. Die Installation und der folgende erste Start von dLabSoft 7.5 werden einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie etwas Geduld.
Neue BEL II Preislisten für das Jahr 2025
Der Import von neuen neue BEL II-Preislisten in dLabSoft wird ab dem 1. Januar möglich sein. Über die verfügbaren Preislisten wird dann auf dLabSoft Live informiert.
01.01.2024: dLabSoft 7.2.8 ist verfügbar
Um die folgenden Funktionen nutzen zu können, aktualisieren Sie bitte Ihre dLabSoft-Installation über Hilfe, Aktualisierung über das Internet. Das ist neu...
Dokument aus Vorjahr übernehmen
Auf vielfachen Wunsch ist es jetzt möglich Dokumente aus einer älteren Mandantendatenbank in das aktuelle Jahr zu übernehmen. Unter „Extras“ finden Sie die neue Funktion „Dokument aus Vorjahr übernehmen“. Wenn Sie diese Funktion auswählen, erscheint zunächst ein Hinweis mit einer Frage:
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dLabSoft
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Mit dieser Funktion kann ein Dokument aus einem Vorjahr in das aktuelle Jahr übernommen werden. So können Sie Angebote oder auch andere Dokumente aus einem Vorjahr mit einfachen Schritten übernehmen. Bitte wählen Sie zunächst die gewünschte Mandantendatenbank eines Vorjahrs aus. Daraufhin erscheint das Fenster mit allen Dokumenten des gewählten Vorjahrs. Bitte wählen Sie hier das zu übernehmende Dokument und klicken anschließend auf Kopieren in der Symbolleiste. Das gewählte Dokument wird in die aktuelle Mandantendatenbank übernommen und kann dann weiterbearbeitet werden. Wollen Sie den Vorgang fortsetzen?
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Ja Nein
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Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten, erscheint der Dialog zur Auswahl einer Mandantendatenbank. Bitte wählen Sie hier das Vorjahr aus, aus dem Sie ein Dokument übernehmen wollen. Anschließend erscheint das Fenster mit allen Dokumenten des ausgewählten Jahres. In der Titelzeile dieses Fensters steht: Welches Dokument soll kopiert werden? Damit dieses Fenster nicht mit den Dokumenten des aktuellen Jahres verwechselt werden kann, ist der Hintergrund dieses Fensters rot. Bitte suchen Sie in diesem Fenster das zu übernehmende Dokument und klicken dann auf „kopieren“ in der Symbolleiste. Das gewählte Dokument wird in die aktuelle Mandantendatenbank übernommen. Das Fenster erscheint mit dem gewohnten blauen Hintergrund. Wie bei einem Kopiervorgang innerhalb einer Mandantendatenbank erscheint die Frage:
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Kopiere - Dokument
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Sollen die Preise aktualisiert werden?
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Ja Nein
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Sie können dem Dokument eine neue Dokumentart geben und es wird dann die nächste freie Nummer vergeben. Bearbeiten Sie das Dokument wie gewohnt und anschließend klicken Sie auf speichern. Fertig. So schnell und einfach ist das.
Umschalter
Von Ihrem Smartphone und aus vielen Anwendungen kennen Sie die Umschalter. Dieses Element von modernen Benutzeroberflächen ist jetzt auch in dLabSoft zu finden. In allen Fenstern sind die bisherigen Kontrollkästchen durch die modernen Umschalter ersetzt worden.
Neuer Mandant
Wenn Sie für das kommende Jahr eine neue Mandantendatenbank anlegen wollen, erstellen Sie bitte zunächst alle Sammelaufstellungen für das zu Ende gehende Jahr. Beim nächsten Start von dLabSoft wird automatisch vorgeschlagen eine neue Mandantendatenbank anzulegen. Bei Bestätigung erscheinen keine weiteren Fragen und die neue Mandantendatenbank wird angelegt. Nach einem Neustart von dLabSoft arbeiten Sie mit der neuen Datenbank. Es brauchen nur noch die von Ihnen benötigten Preislisten importiert zu werden…
01.01.2023: dLabSoft 7.2.2 ist verfügbar
Diese neue Version enthält kleine Verbesserungen.
Bitte wählen Sie im Menü Hilfe, Aktualisierung über das Internet um auf diese neue Version von dLabSoft zu aktualisieren. Inhaber eines Abonnements oder eines Service- oder Update-Vertrags erhalten die neue Version von dLabSoft selbstverständlich kostenlos.
24.03.2022: dLabSoft 7.2.0 ist verfügbar
Mit dieser neuen Version von dLabSoft kann der Text für die Konformitätsbescheinigung für jede Position auf jeder Rechnung individuell angepasst. werden. Um den Text für die Konformitätsbescheinigung zu bearbeiten machen Sie bitte einen Doppelklick auf die Bezeichnung einer Position in einer Rechnung. Es wird ein Fenster geöffnet, indem der Text für die angezeigte Position bearbeitet werden kann. Dies ist für Material erforderlich, bei dem jedes Exemplar eine eigene Chargennummer hat.
Bitte wählen Sie im Menü Hilfe, Aktualisierung über das Internet um auf diese neue Version von dLabSoft zu aktualisieren. Inhaber eines Service- oder Update-Vertrags erhalten die neue Version von dLabSoft selbstverständlich kostenlos.
19.07.2021: dLabSoft 7.1.5 ist verfügbar
Beim Speichern von Rechnungen wird jetzt zusätzlich zur Rechnung im PDF-Format auch die Konformitätsbescheinigung im PDF-Format erstellt.
Die Chargenverwaltung wurde erweitert, so dass jetzt auch für Leistungen Chargen verwaltet werden können.
Und noch ein Tipp zur Chargenverwaltung:
Im Rechnungsfenster können Sie im Postenteil mit einem Doppelklick auf die Spaltenüberschrift "Bezeichnung" die Spaltenanzeige in "Charge" ändern. Dann werden genau die Chargen angezeigt, die auf dieser Rechnung verwendet werden. Bei Bedarf können Sie hier auch individuelle Chargennummern eintragen, die nur für diese Rechnung gelten,
16.05.2021: dLabSoft 7.1.1 ist verfügbar
Chargenverwaltung
Bisher war es möglich bei Materialien die aktuell verwendete Charge zu hinterlegen, die dann auf Konformitätsbescheinigungen gedruckt wurde. Ab dLabSoft 7.1.1 kann bei jedem Material eine Liste von Chargen hinterlegt werden. Zu jeder Charge werden der Startzeitpunkt der Verwendung sowie die Chargennummer gespeichert. Beim Erstellen einer Rechnung, bzw. Konformitätsbescheinigung, wird die aktuell verwendete Charge ermittelt und gedruckt. Im Leistungsfenster kann für jedes Material historisch nachverfolgt werden, zu welchem Zeitpunkt welche Charge verwendet wurde.
E-Mailtexte
Beim Versand von Dokumenten kann der E-Mailtext jetzt frei konfiguriert werden. Im Fenster Zahnarzt gibt es hierfür die neue Seite "E-Mailtexte". Es können sowohl der Betreff, als auch der der E-Mailtext für jede Dokumentart und für jeden Zahnarzt frei eingegeben werden. Wenn sich die Maus über einem der Eingabefelder befindet, können aus dem Rechtsklickmenü Variablen ausgewählt werden. Auf diesem Weg können zum Beispiel die Anrede des Zahnarztes oder die Rechnungsnummer in eine E-Mail eingefügt werden. Wenn für alle Dokumentarten und/oder für alle Zahnärzte der gleiche E-Mailtext verwendet werden soll, kann der Text über Schaltflächen für alle kopiert werden.
09.04.2021: Videos auf YouTube verfügbar
Die ersten Videos über dLabSoft sind auf YouTube verfügbar. Lernen auch Sie Details zur Bedienung unnd den Funktionen von dLabSoft kennen. Die Videos können auf dem PC und jedem Smartphone und Smart-TV wiedergegeben werden. Suchen Sie in YouTube nch dLabSoft oder klicken Sie einfach hier.
01.01.2021: dLabSoft 7 ist verfügbar
Pünktlich zum Jahreswechsel steht dLabSoft 7 ab sofort zur Aktualisierung bereit. Alle Kunden mit einem gültigen Abo oder Service-Vertrag können selbstverständlich kostenlos auf dLabSoft 7 aktualisieren.
Zunächst jedoch Hinweise zu den zum Jahreswechsel empfohlenen Schritten:
1. Erstellen aller Sammelaufstellungen für Rechnungen aus dem Jahr 2020, soweit dies noch nicht geschehen ist.
2. Hilfe, Aktualisierung über das Internet - Hierdurch wird auf dLabSoft 7 aktualisiert.
3. Anlegen einer neuen Mandantendatenbank - Mit dLabSoft 7 geschieht dies automatisch.
Das ist neu in dLabSoft 7:
Desktop
Immer sichtbar und ohne ein Fenster zu öffnen.
Die Liste der Zahnärzte, die zuletzt geschriebenen Dokumente und die letzten Sammelaufstellungen sind immer sichtbar. Selbstverständlich kann in den Listen gerollt werden und mit einem Doppelklick kann der ausgewählte Datensatz im Fenster geöffnet werden.
Auf der rechten Seite erscheint dLabSoft Live! mit aktuellen Informationen.
Zum Monatswechsel erscheint auf dem Desktop ein Symbol, das an die zu erstellenden Sammelaufstellungen erinnert.
Und auch der Start der Fernwartung wird mit einem Klick direkt vom Desktop möglich sein.
Neuer Mandant leicht gemacht
Wenn dLabSoft im neuen Jahr erstmals gestartet wird und alle Sammelaufstellungen für das letzte Jahr erstellt wurden, wird automatisch vorgeschlagen eine neue Mandantendatenbank anzulegen. Bei Bestätigung erscheinen keine weiteren Fragen. So einfach kann das neue Jahr beginnen.
Außerdem startet dLabSoft 7 immer mit dem neuesten Mandanten. Der Schritt mit der Mandantenauswahl wird also übersprungen. Auf Wunsch kann die Mandantendatenbank zur Laufzeit über das Symbol "Benutzerwechsel" gewechselt werden.
Rechnungen schneller schreiben
Die Schnelleingabe im Dokumentfenster ist jetzt standardmäßig aktiviert. Die Eingabe von Positionen erfordert nur noch die Eingabe von Menge, BEL-Nummer und Technikernummern. Die anderen Spalten werden übersprungen, können bei Bedarf aber erreicht werden um Änderungen machen zu können.
MDR - Medical Devices Regulation
Die endgültige Umsetzung wurde auf den 26. Mai 2021 verschoben. Für Hersteller von Individualprodukten für die Zahnmedizin erfüllt dLabSoft alle Anforderungen. Die Texte auf Rechnungen und Konformitätsbescheinigungen werden von dLabSoft 7 automatisch angepasst.
Anzeige von PDF- und XML-Dateien
Aus dem Dokumentfenster können jetzt PDF-Dateien und auch XML-Dateien direkt angezeigt werden. So ist einfach einsehbar, was tatsächlich an den Zahnarzt übermittelt wurde.
07.06.2020 Wichtige Information zur Senkung der Mehrwertsteuer im zweiten Halbjahr 2020
Wie Sie sicher gehört haben, wird der ermäßigte Mehrwertsteuersatz für den Zeitraum vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 von 7% auf 5% gesenkt.
Durch die in dLabSoft integrierte Mehrwertsteuerverwaltung kann der neue Steuersatz einfach eingegeben werden.
Bitte starten Sie die Mehrwertsteuerverwaltung über den Menüpunkt Extras, Mehrwertsteuersätze. Klicken Sie auf „neu“ und geben ein:
01.07.2020 gesenkt 5
und klicken auf „speichern“. Sie können auch jetzt schon den ab 01.01.2021 wieder geltenden Mehrwertsteuersatz von 7% erfassen. Klicken Sie auf „neu“ und geben ein:
01.01.2021 ermäßigt 7
und klicken auf „speichern“. Das ist schon alles.
Für Rechnungen, die bis einschließlich 30.06.2020 geschrieben werden, wird, wie bisher, der Mehrwertsteuersatz 7% berechnet. Für Rechnungen, die im Zeitraum 01.07.2020 bis 31.12.2020 geschrieben werden, wird der gesenkte Mehrwertsteuersatz von 5% berechnet. Ab dem 01.01.2021 wird dann wieder der Mehrwertsteuersatz 7% verwendet.
Mit dLabSoft ist alles einfach. :-)