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dLabSoft - Bedienung

Mit Ihrem neuen System dLabSoft - Software für das Dentallabor, haben Sie sich für ein innovatives Produkt entschieden. Dieses Programm, wird den bestehenden Bestimmungen für Dentallaboratorien gerecht. Die Verwaltungsarbeit in Ihrem Unternehmen, kann nun wesentlich effektiver gestaltet werden. Mit dLabSoft können Sie nicht nur die üblichen Leistungen abrechnen, sondern das Programm hilft Ihnen auch beim Management Ihrer Firma. Die Vielzahl von möglichen Statistiken können Sie jederzeit abrufen. Somit sind eine bessere Planung und Auslastung Ihres Labors und Ihrer Mitarbeiter möglich.

Anforderungen an die Hard- und Software

dLabSoft läuft auf jedem PC ab Windows XP. Wir empfehlen den Einsatz der aktuellen Version von Windows 10.

Starten von dLabSoft

Starten Sie dLabSoft - Software für das Dentallabor über die Verknüpfung auf dem Desktop.

Wenn bereits mehr als ein Mandant eingerichtet wurde, erscheint die Mandantenauswahl. Wählen Sie die entsprechenden Mandanten aus. Drücken Sie dazu die Pfeiltaste nach oben bzw. die Pfeiltaste nach unten oder klicken Sie mit der Maus den entsprechenden Mandanten. Die Mandanten sind dem jeweiligen Geschäftsjahr zugeordnet. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Eingabetaste (Enter) oder klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche OK.


Benutzeranmeldung

Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Standardmäßig wird als Benutzername Ihr Windows-Anmeldename vorgeschlagen. Das Kennwort wird auf dem Bildschirm nicht angezeigt. Bei der Eingabe erscheinen nur Sternchen (*).

Wenn Sie noch kein Kennwort vergeben haben, klicken Sie einfach mit der Maus auf OK.

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden alle Anwender von dLabSoft mit ihren Berechtigungen verwaltet. Klicken Sie im Menü auf Extras und wählen Sie Benutzerverwaltung. Auf der Seite "suchen", kann nach Benutzer, Benutzername oder Benutzerstufe gesucht werden. Auf der Seite "bearbeiten" werden Benutzername, Kennwort, Benutzerstufe, Name und die Benutzerrechte eingegeben. Ein Benutzer mit der Stufe 1 hat alle Rechte.

Wie in allen Formularen, können hier neue Datensätze mit Strg+N erfasst werden. Mit der Tastenkombination Strg+D kann der angezeigte Datensatz gelöscht werden, Mit Strg+S werden neue oder geänderte Datensätze gespeichert, Mit Strg+Z kann die Bearbeitung abgebrochen werden, Mit der Taste ESC kann das Formular geschlossen werden.

Einen neuen Benutzer anlegen

Öffnen Sie über das Menü die Benutzerverwaltung. Klicken Sie in der Symbolleiste das Symbol "neu". Das Formular wird für die Eingabe neuer Daten frei gemacht. Bitte denken Sie daran, die Benutzerstufe 1 hat alle Rechte und sollte dem Chef oder Administrator vorbehalten bleiben.

Suche in der Benutzerverwaltung

Im Fenster der Benutzerverwaltung klicken Sie auf die Seite "suchen". Hier sehen Sie die Daten aller vorhandenen Benutzer.

Benutzerrechte

Die Rechte der einzelnen Benutzer können festgelegt werden, sodass nicht alle Mitarbeiter zu allen Programmteilen Zugriff haben. So kann zum Beispiel der Materialverwalter ausschließlich im Materialprogramm arbeiten und kann demzufolge auch keine Eingaben bei der Rechnungslegung oder im Statistikprogramm machen. Öffnen Sie über das Menü Extras die Benutzerrechte. In dem nun geöffneten Fenster können die Rechte festgelegt werden. Klicken Sie dazu in die Zeile der Aufgabe für die Sie die Rechte einschränken wollen. Sie können die Benutzerstufe in den Eingabefeldern am unteren Fensterrand eintragen. Beispiel: Die tabellarische Statistik soll nur der Chef mit der Benutzerstufe „1“ sehen. Klicken Sie in die Zeile „Tabelle“ und geben Sie im unteren Teil des Fensters jeweils eine „1“ ein. Haben Sie die Bearbeitung abgeschlossen? Speichern Sie die Daten. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf das Diskettensymbol oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+S. Kontrolle: Benutzer ab Benutzerstufe 2 können das Formular Statistik – Tabelle nicht öffnen.

Benutzerwechsel

Möchte ein anderer Mitarbeiter den Computer nutzen, so sollte ein Benutzerwechsel vorgenommen werden. Dazu muss sich dieser Mitarbeiter neu anmelden. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Benutzerwechsel. Wählen Sie ggf. den gewünschten Mandanten aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Geben Sie nun den Benutzernamen und das Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Der Wechsel ist erfolgt und es gelten die Rechte des neuen Benutzers.

Mandantenverwaltung

Ein neuer Mandant sollte angelegt werden um eine Abgrenzung zu den Demo-Daten oder zum neuen Geschäftsjahr zu haben. Nach dem Kauf von dLabSoft sollten Sie einen neuen Mandanten anlegen, damit nur Ihre eigenen Daten diesem Mandanten zugeordnet werden. Zum Ausprobieren und üben in der Anfangsphase kann der Demo-Mandant verwendet werden.

Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres sollten Sie einen neuen Mandanten anlegen um eine genaue Abgrenzung der Daten des vergangenen Jahres zum neuen Jahr zu haben.

Anlegen eines neuen Mandanten

Schließen Sie zunächst alle geöffneten Fenster. Klicken Sie im Menü auf Extras und wählen Sie den Menüpunkt Mandantenverwaltung. Das Fenster der Mandantenverwaltung öffnet sich. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol neu oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+N. Die Schreibmarke blinkt im geöffneten Fenster ganz links. Sie können nun den Namen des neuen Mandanten eingeben, zum Beispiel 2022. Drücken Sie jetzt die Eingabetaste und Sie können den Pfad der neuen Mandantendatenbank eingeben. Speichern Sie die Angaben mit einen Klick in der Symbolleiste über das Symbol speichern (Diskettensymbol) oder drücken Sie wahlweise die Tastenkombination Strg+S.

Erneut öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, welche Daten in den neuen Mandanten übernommen werden sollen. Setzen Sie ein Häkchen wenn die Daten übernommen werden sollen bzw. nehmen Sie die Häkchen weg wo die Daten nicht übernommen werden sollen. Achtung Neukunden: Bitte nur Leistungen/Material/Edelmetall und Jumbos übernehmen. Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen sind die Häkchen bereits richtigen gesetzt. Nicht übernommen werden sollten alle Dokumente, SammelaufstellungenBestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Der neue Mandant wurde erfolgreich angelegt. Sie arbeiten weiterhin im alten Mandanten bis Sie dLabSoft neu starten oder den neuen Mandanten auswählen.

Wechsel des Mandanten

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Benutzerwechsel. Es erscheint zunächst die Mandantenauswahl. Klicken Sie auf den gewünschten Mandanten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Nach der Eingabe von Benutzername und Kennwort wie gewohnt, sehen Sie in der Titelzeile von dLabSoft den Namen des neuen Mandanten.

Einstellen der Systemoptionen

Wenn Sie im Menü den Punkt Extras anklicken, können Sie den Menüpunkt Optionen auswählen. Durch einen Klick auf Optionen öffnet sich das Fenster und Sie haben die Möglichkeit alle Einstellungen für Ihr Labor festzulegen.

Auf der Seite Drucker können Sie allen Dokumenten einen Drucker zuordnen und Sie haben die Möglichkeit bei jedem Dokument die Anzahl der Ausdrucke festzulegen. Benutzen Sie nur einen Drucker, so ist das der Standarddrucker und dieser muss nicht gesondert zugeordnet werden. Wenn eine Faxsoftware auf Ihrem PC installiert ist, sollte der Faxdrucker zugeordnet werden.

Auf der Seite Dokumente, können Sie festlegen in welcher Spalte eines jeden gedruckten Dokuments die Leistung, das Material usw. erscheinen soll.

Auf der Seite Briefkopf, können Sie Ihre Laboradresse eintragen und Ihr Logo aus einer auf Ihrem PC gespeicherten Datei auswählen und zuordnen. Individuelle Berichtsanpassungen sind möglich. Schließen Sie jetzt das Fenster mit einem Klick auf OK und Ihre Einstellungen werden gespeichert.

Von der Installation zur ersten Rechnung

Bevor Sie eine Rechnung schreiben können, benötigen Sie zumindest einen Zahnarzt und einige Leistungen. Es ist empfehlenswert die Daten aller Zahnärzte, Leistungen und Materialien sowie der Techniker zu erfassen, bevor Sie Rechnungen erstellen. Nachdem Sie diese Daten erfasst haben, öffnen Sie das Rechnungsformular und klicken auf Neu in der Symbolleiste. Geben Sie die Nummer des Zahnarztes ein oder drücken Sie F9 oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Zahnarztnummer um einen Zahnarzt aus der Auswahlliste zu wählen. Geben Sie in den weiteren Eingabefeldern Daten ein, soweit diese benötigt werden. Im Postenteil des Formulars geben Sie die Mengen und Nummern der Leistungen ein, die Sie berechnen wollen. dLabSoft holt automatisch die zu den Leistungen gehörenden Bezeichnungen sowie die aktuell gültigen Preise. In den Spalten T1, T2 und T3 können Sie die Nummern der Techniker eingeben, die die jeweilige Leistung erbracht haben. Jetzt kann die Rechnung gedruckt oder als Fax oder als E-Mail versendet werden. Ein Klick auf das Druckersymbol, das Faxsymbol oder das E-Mailsymbol reicht aus.

Aktualisierung

Klicken Sie im Menü auf Hilfe, Aktualisierung über das Internet und folgen dem Dialog. Ihre vorhandene Version von dLabSoft wird auf die zum
Download angebotene Version aktualisiert.

Symbolleiste

Die Symbolleiste ist, wenn Sie noch kein Fenster geöffnet haben, grau bis auf das Symbol öffnen. Sobald ein Fenster von dLabSoftÒ geöffnet wurde, stehen Ihnen alle Symbole zur Verfügung. Man kann folgende Aktivitäten ausführen:

Neu (Strg+N): Neue Daten können eingegeben werden.
Kopiere Datensatz (Strg+K): Die vorhandenen Daten werden in einen neuen Datensatz übernommen.
Speichern (Strg+S): Die eingegebenen Daten werden gespeichert.
Drucken (Strg+P): Mit diesem Befehl werden ausgewählte Listen oder Dokumente gedruckt.
Seitenansicht: Hier wird eine Vorschau des Ausdrucks angezeigt.
E-Mail: Ein Dokument kann per E-Mail versendet werden. Folgen Sie dem Dialog und schauen in Ihrem Postausgangsordner nach, ob das Dokument zum abschicken dort gespeichert ist. Wurde das Dokument schon versendet, so sehen Sie es in Gesendete Objekte
Faxversand: Ein Dokument kann per Telefax versendet werden. Ein Faxdruckertreiber muss installiert sein.
Ausschneiden (Strg+X): Eine vorher markierte Stelle kann durch einen Klick auf Ausschneiden oder durch Drücken der Tastenkombination Strg+X in die Zwischenablage gelegt werden.
Kopieren (Strg+C): Eine vorher markierte Stelle kann durch einen Klick auf Kopieren oder durch Drücken der Tastenkombination Strg+C in die
Zwischenablage kopiert werden.
Einfügen (Strg+V): Mit der Schreibmarke wird eine Stelle markiert, an der der Text aus der Zwischenablage eingefügt werden soll. Klicken Sie nun auf den Menüeintrag Einfügen oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+V um die in der Zwischenablage befindlichen Daten einzufügen.
Excel-Export: Speichert die Daten aus dem aktiven Fenster in einer Excel-Tabelle.
Rückgängig (Strg+Z): Sie haben Daten in einem Fenster verändert und bemerken einen Fehler. Dann klicken Sie auf den Menüeintrag Rückgängig oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+Z und Ihre Dateneingabe wird rückgängig gemacht. Der ursprüngliche Zustand wird wiederhergestellt.
Weitere Funktionen (F6): Sie rufen die zusätzlichen Funktionen für ein bestimmtes Fenster auf, indem Sie auf Weitere Funktionen klicken oder die Funktionstaste F6 drücken.
Bearbeite Datensatz (Strg+E): Vorhandene Datensätze, z. B. die Adresse eines Zahnarztes, können Sie ändern, indem Sie auf Bearbeiten
Datensatz klicken oder die Tastenkombination Strg+E drücken.
Lösche Datensatz (Strg+D): Vorhandene Datensätze, z. B. die Daten eines Lieferanten, können Sie löschen,indem Sie auf Lösche Datensatz klicken oder die Tastenkombination Strg+D drücken.
Finde (Strg+F): Eine weitere Möglichkeit Daten zu finden bietet der Suchdialog. Klicken Sie auf Finde oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+F.
Anfang (Strg+Pos1): Bewegt den Satzzeiger auf den ersten Datensatz.
Rückwärts blättern (Strg+Pfeil oben): Einen Datensatz zurück blättern.
Vorwärts blättern (Strg+Pfeil unten): Einen Datensatz vorwärts blättern.
Ende (Strg+Ende): Springt auf den letzten Datensatz.
Bildschirminhalt drucken: Die aktuelle Bildschirmansicht wird gedruckt.
Hilfe (F1): Die Hilfe zu dem Eingabefeld auf dem Sie sich gerade befinden, wird geöffnet.
Benutzerwechsel: Der angemeldete Benutzer wird abgemeldet und ein anderer Benutzer mit eventuell anderen Zugriffsrechten kann sich neu anmelden.
Schließen (ESC): Das aktive Formular wird geschlossen.

Erfassen von neuen Daten

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol neu (das erste Symbol von links). Es können nun alle neuen Daten eingegeben werden. Nach der Eingabe bitte das Diskettensymbol in der Symbolleiste anklicken um zu speichern.

Ändern von vorhandenen Daten

Um vorhandene Daten zu ändern klicken Sie in das betreffende Eingabefeld und machen Sie die gewünschte Änderung. Sobald Sie die erste Zeichentaste drücken, wechselt das Formular in den Bearbeitungsmodus. Wenn alle Eingaben vollständig sind, bitte das Diskettensymbol zum Speichern anklicken.

Suche von Daten

Auf jedem Formular gibt es eine Seite suchen. Hier können Sie mit der Maus oder mit der Tastatur Daten auswählen. Durch drücken der Eingabetaste wechselt das Formular in den Bearbeitungsmodus und zeigt die erste Seite des Formulars zur Bearbeitung an.

In der Liste können Sie nach verschiedenen Kriterien suchen, zum Beispiel nach der Leistungsnummer oder der Bezeichnung. Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Überschrift wird die Sortierung ausgelöst. Sie können auch in der Spalte Nummer z. B. in eine der darunterliegenden Zeilen klicken und eine Nummer oder einen Teil der Nummer eingeben. Es werden die entsprechenden Nummern mit den dazugehörigen Bezeichnungen usw. angezeigt. Auf der Seite suchen jedes Fensters können keine Daten verändert werden! Es wird nur nach den eingegebenen Suchkriterien gesucht.

Eine weitere Möglichkeit der Datensuche haben Sie, indem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol suchen (Fernglas) klicken. Geben Sie nun die Suchkriterien ein und klicken Sie auf suchen.

Drucken von Listen

Aus jedem geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit Listen zu drucken. Öffnen Sie das Formular aus dem Sie eine Liste gedruckt haben möchten. Klicken Sie jetzt auf drucken oder auf Seitenansicht.

Nun können Sie auswählen welche Spalten in der Liste gedruckt werden sollen. Die Spalten können in der Liste vertauscht werden. Sie schieben die Maus auf die Trennlinie der Spalte, halten die linke Maustaste gedrückt und schieben nun die Maus auf die gewünschte Stelle und lassen die Maustaste wieder los. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Seitenansicht. Informationen die in der Liste nicht enthalten sein sollen, entfernen Sie.
Alles was auf der Seite ausgewählt steht wird gedruckt. Was nicht gedruckt werden soll markieren Sie mit einem Klick und danach klicken Sie auf den blauen Pfeil in der Mitte des Fensters der nach links zeigt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Verwalten der Zahnarztdaten

Sie öffnen das Fenster für die Daten der Zahnärzte, indem Sie auf Start, Zahnarzt klicken. In diesem Fenster können Sie den Namen der Praxis, die Anschrift, die Telefonnummer und andere Daten eintragen.

Aktivieren Sie die Seite suchen. In der nun sichtbaren Tabelle klicken Sie in eine Zeile unter der Überschrift Suchname und schreiben Sie den Namen. Ist die Praxis gefunden worden, so kommen Sie durch einen Doppelklick, wieder auf die Seite Praxis. Die Daten können jetzt ergänzt oder verändert werden

Auf der Seite Zeiten können Sie die Öffnungszeiten der Praxis eintragen. So haben Sie immer eine Übersicht, wann eine Arbeit geliefert werden kann und wann Sie telefonisch etwas klären können. ZV (Zahlungsvereinbarung). Hier tragen Sie alle Zahlungsvereinbarungen ein, die Sie mit dem Zahnarzt getroffen haben. Diese Daten werden für eine korrekte Sammelaufstellung benötigt.

Auf der Seite Bemerkungen können Sie freie Texte eingeben.

Abteilungsdaten

Das Fenster öffnen Sie über Kontakt, Abteilung. Sie können hier für Ihr Labor Abteilungen mit einer Nummer, einem Suchnamen und einer Bezeichnung eingeben.

Technikerdaten

Das Fenster wird über Kontakt, Techniker geöffnet. Auf der Seite Abteilung können der Name des Technikers, der Mindestumsatz, der Sollumsatz und eine prozentuale Umsatzbeteiligung eingegeben werden. Jedem Techniker kann eine Abteilung, z. B. Edelmetall / Keramik zugeordnet werden. Die Abteilungen müssen vorher festgelegt worden sein um hier eine Auswahl treffen zu können. Unter der Überschrift Zeiten können Sie die Sollarbeitszeiten und die Sollurlaubstage eingeben. Bei Bemerkungen kann ein freier Text eingegeben werden. Die Überschrift privat gibt Ihnen die Möglichkeit die Anschrift und die Telefonnummer des Technikers einzugeben.

Lieferantendaten

Das Fenster öffnen Sie über Kontakt, Lieferant. Sie können hier alle Lieferanten mit Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse eingeben. Bemerkungen zu den einzelnen Lieferanten und 2 Bankverbindungen können hinterlegt werden.

Krankenkassendaten

Das Fenster öffnen Sie über Kontakt, Kasse. Sie können hier alle Krankenkassen mit einer Nummer, dem Suchnamen und der Adresse eingeben.

Patientendaten

Das Fenster öffnen Sie über Kontakt, Patient. Sie können hier alle Patienten mit einer Nummer, dem Suchnamen und der Adresse eingeben.

Leistung, Material und Edelmetall

Klicken Sie auf Leistung und das Fenster wird geöffnet. Nun klicken Sie auf die Überschrift suchen. Wenn Sie in dem jetzt sichtbaren Fenster etwas suchen, so haben Sie mehrere Möglichkeiten. Durch einen Doppelklick auf die jeweiligen Überschriften, wie Nummer oder Bezeichnung werden diese Daten numerisch bzw. alphabetisch sortiert. Ist Ihnen eine Bezeichnung bekannt, so klicken Sie in eine Zeile unter der Überschrift Bezeichnung und schreiben Sie die Bezeichnung in diese Zeile, auch wenn dort schon ein Text steht. Die Suche beginnt schon während Sie schreiben

Eingabe einer neuen Leistung, eines neuen Materials oder Edelmetalls

Gehen Sie mit der Maus auf Labor, Leistung am linken Bildschirmrand. Klicken Sie auf Leistung und das Fenster wird geöffnet. Wenn das Fenster geöffnet wurde, klicken Sie einmal links mit der Maus in der Symbolleiste auf neu. Das Fenster ist leer und Sie können alle neuen Daten auf der Seite bearbeiten eingeben. Die Art (Leistung, Material oder Edelmetall), kann durch einen Klick auf den Pfeil in der Zeile Art ausgewählt werden. Speichern Sie Ihre Eingabe in dem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche speichern klicken. Danach brauchen die Daten auch Preise. Klicken Sie dazu auf die Überschrift Preise im geöffneten Fenster.

Geben Sie die Preise für die benötigten Preisgruppen ein. Im Feld Preise gültig ab tragen Sie bitte das Datum ein, ab dem die Preise gelten sollen. Speichern Sie Ihre Eingabe in dem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche speichern klicken. Wenn Sie auf die Seite Statistik klicken, können Sie die prozentuale Verteilung der erbrachten Leistung festlegen, wenn 1 Techniker, 2 oder 3 Techniker an einer Leistung arbeiten. Tragen Sie die Sollzeit für die Erbringung der Leistung ein.

Klicken Sie auf die Überschrift Text. Hier können Sie beliebige Texte eingeben, zum Beispiel die Inhaltsstoffe von Materialen. Diese Texte können auf Konformitätsbescheinigungen und Patientenpässen gedruckt werden. Speichern Sie die Daten mit einem Klick auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste. Die Konformitätsbescheinigung und der Patientenpass werden automatisch nach einer Rechnung ausgedruckt, wenn auf der Rechnung eine Leistung oder ein Material oder ein Edelmetall verwendet werden, zu denen ein Text gespeichert ist.

Zahnfarben

In diesem Fenster sollten alle verwendeten Zahnfarben erfasst sein. Soll eine neue Zahnfarbe eingegeben werden, so klicken Sie auf das Symbol neu in der Symbolleiste. Die Schreibmarke zeigt Ihnen die Zeile zur Eingabe an. Sie befindet sich im Fenster ganz unten. Geben Sie jetzt alle Daten ein und klicken Sie auf das Diskettensymbol um die Daten zu speichern.

Kassenbuch

Schieben Sie den Mauszeiger auf Labor, Kassenbuch am linken Bildschirmrand. Klicken Sie auf Kassenbuch und das Fenster wird geöffnet. Das Kassenbuch hilft Ihnen bei der Verwaltung von Bareinnahmen und Barausgaben. Wenn Sie neue Daten eingeben möchten, klicken Sie zunächst auf das Symbol Neu in der Symbolleiste. Die Eingabemarke (Cursor) blinkt unten links im Fenster Kassenbuch. Sie können nun das Datum eintragen oder über den Auswahlbutton zuordnen. Wenn Sie die Eingabetaste drücken gelangen Sie in das nächste Feld um den Verwendungszweck einzutragen. Noch einmal die Eingabetaste betätigen und Sie können den Betrag eingeben. Bei Ausgaben bitte ein Minuszeichen vor den Betrag schreiben. Klicken Sie auf das Diskettensymbol um die Daten zu speichern.

Bestandsliste

Schieben Sie den Mauszeiger auf Labor, Bestandsliste am linken Bildschirmrand. Klicken Sie auf Bestandsliste und das Fenster wird geöffnet. In der Bestandsliste werden Ihnen die aktuellen Bestände aller Materialien und Edelmetalle angezeigt. Um diese Liste aktuell zu halten, müssen Sie Lieferungen der entsprechenden Materialien und Edelmetalle als Eingang buchen. Werden die Materialien oder Edelmetalle auf einer Rechnung verwendet, so wird die Menge automatisch vom Bestand abgezogen. Auch hier können Sie sich eine Liste drucken.

Jumbos

In einem Jumbo werden mehrere immer wiederkehrende Leistungen, die zusammen gehören, einmal definiert. Die Definition der verschiedenen Arbeiten und das Anlegen der Jumbos erfordert zunächst etwas Zeit. Diese sparen Sie aber mehrfach durch die viel schnellere Eingabe bei Angeboten und Rechnungen. Sie brauchen nur noch im jeweils geöffneten Dokument den Kopf ausfüllen und über den kleinen Pfeil im Feld Arbeit die Bezeichnung des gewünschten Jumbos auswählen. Drücken Sie nun die Eingabetaste und alle zum Jumbo gehörenden Positionen werden angezeigt. Füllen Sie den Kopf fertig aus und überprüfen Sie die Posten. Sollen zusätzlich noch Positionen abgerechnet werden, die nicht im Jumbo enthalten sind, wie zum Beispiel das verbrauchte Edelmetall, so kann diese Ergänzung selbstverständlich erfolgen. Speichern Sie das Dokument durch Anklicken des Diskettensymbols. Einmal angelegte Jumbos lassen Sie nie wieder Leistungen vergessen.

Suchen nach vorhandenen Jumbos

Schieben Sie den Mauszeiger auf Labor, Jumbo am linken Bildschirmrand. Klicken Sie auf Jumbo und das Fenster wird geöffnet. In dem nun geöffneten Fenster gibt es zwei Seiten: bearbeiten und suchen. Klicken Sie auf suchen. Sie sehen nun auf dem Bildschirm die bereits vorhandenen Jumbos. Durch einen Doppelklick auf eine der Überschriften Nummer oder Bezeichnung werden die Daten in dieser Spalte sortiert. Es gibt noch eine andere Möglichkeit nach einem vorhandenen Jumbo zu suchen. Wenn Sie unter der Überschrift Bezeichnung einfach in eine Zeile klicken, können Sie die Bezeichnung gleich an diese Stelle schreiben und das Programm sucht sofort mit. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie die zum Jumbo gehörenden Positionen. Ist der Jumbo noch nicht vorhanden, so kann er angelegt werden.


Neue Jumbos anlegen

Wählen Sie in der Symbolleiste das Symbol neu. Das Fenster wird geleert und Sie können mit der Eingabe des neuen Jumbos beginnen. Die Jumbonummer beginnt immer mit „J“. Durch drücken der Eingabetaste oder der Pfeiltaste nach unten kommen Sie zur Dateneingabe in die nächste Zeile. Die Bezeichnung wird auf Dokumenten gedruckt. Die Beschreibung kann Besonderheiten für eine Arbeit enthalten zur Information für den Techniker. Wenn Sie die zum Jumbo gehörenden Leistungen eingeben wollen, so klicken Sie auf das Symbol rechts unten im geöffneten Fenster neu oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+Einfg. Die erste Zeile im unteren Fenster ist nun farbig unterlegt. Geben Sie jetzt alle Mengen und Leistungsnummern ein. Den Techniker mit seiner Nummer tragen Sie bitte nur ein, wenn nur dieser Techniker immer diese Leistung erbringt. Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken des Diskettensymbols. Eine Erleichterung bei der Auswahl der Leistungen erhalten Sie, wenn die Schreibmarke in der Spalte BEL/BEB blinkt und Sie nun die Funktionstaste F9 drücken. Die Auswahlliste aller vorhandenen Leitungen wird angezeigt. Sie können hier wieder suchen und die gewünschte Position markieren und übernehmen.

Wählen Sie die gewünschte Leistung aus, in dem Sie mit der Pfeiltaste die entsprechende Zeile markieren. Sie können die entsprechende Leistung finden, wenn Sie eine Zeile anklicken und einen Teil der Nummer oder die Bezeichnung eingeben. Soll die markierte Zeile in den Jumbo übernommen werden, so klicken Sie in der Symbolleiste des Leistungsfenster auf übernehmen (1. Symbol von links). In diesem Modus können Sie den gesamten Jumbo erstellen. Ist alles komplett, dann klicken Sie in der Symbolleiste auf das Diskettensymbol oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+S zum Speichern.

So machen Sie aus einem vorhandenen Jumbo einen neuen Jumbo:

Sie möchten einen neuen Jumbo anlegen der einem vorhandenen Jumbo sehr ähnlich ist? Suchen Sie den ähnlichen Jumbo, markieren ihn und bitte die Eingabetaste drücken. Klicken Sie in der Symbolleiste auf kopieren (2. Symbol von links). Sie können jetzt eine neue Nummer und eine neue Bezeichnung eingeben und Sie können Posten ergänzen oder löschen, nur noch speichern. Fertig!

Erstellen und bearbeiten von Angeboten

Schieben Sie den Mauszeiger auf Abrechnung, Angebot. Klicken Sie auf Angebot und das Fenster wird geöffnet. Klicken Sie jetzt auf das Symbol neu in der Symbolleiste. Das Formular kann ausgefüllt werden. Von Zeile zu Zeile gelangen Sie durch drücken der Eingabetaste oder durch Drücken einer der Pfeiltasten. Wenn Sie in eine auszufüllende Zeile klicken und danach die Taste F9 drücken, wird Ihnen die Eingabe erleichtert. Denn jetzt sehen Sie die Liste der schon vorhandenen Daten. Suchen Sie nach den Daten die eingegeben werden sollen und markieren Sie diese. Durch einen Klick auf das Symbol übernehmen in der Symbolleiste des geöffneten Fensters werden die Daten in das Formular Angebote übernommen.

Wenn Sie die Leistungen eingeben, verwenden Sie die vorher definierten Jumbos. Sind alle notwendigen Daten eingegeben, klicken Sie auf das Diskettensymbol um die Daten zu speichern. Durch einen Klick auf das Symbol Seitenansicht in der Symbolleiste ist es Ihnen möglich die Druckvorschau zu sehen. Natürlich kann das Angebot auch gedruckt werden. Klicken Sie auf das Symbol drucken in der Symbolleiste.

Angebote suchen

Wenn das Fenster Angebote geöffnet wurde, klicken Sie auf die Überschrift im Fenster suchen. Sie sehen eine Tabelle der vorhandenen Angebote. Indem Sie die Pfeiltaste nach oben bzw. die Pfeiltaste nach unten drücken, können Sie ein Angebot auswählen. Sie können auch eine Zeile unter der entsprechenden Überschrift klicken, z. B. Patient, und den Patientennamen oder einen Teil davon schreiben. Wurde das entsprechende Angebot gefunden, so machen Sie einen Doppelklick. Das Formular wechselt zur Bearbeitungsseite.

Erstellen von Auftragsbestätigungen

Schieben Sie den Mauszeiger auf Abrechnung, Auftragsbestätigung, am linken Bildschirmrand. Klicken Sie auf Auftragsbestätigung und das Fenster wird geöffnet.

Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf neu und füllen das Formular mit allen Angaben. In diesem  Fenster auf der Seite Texte können Sie individuelle Texte als Beschreibung, Konformitätsbescheinigung oder Patientenpass eintragen.

Auf der Seite Sonstiges sehen Sie die standardmäßig für den Zahnarzt hinterlegte Preisgruppe. Bevor Positionen eingegeben wurden, können die Preisgruppen für diese Auftragsbestätigung geändert werden. Soll die Arbeit ein Provisorium sein, setzen Sie ein Häkchen. Ebenfalls auf der Seite Sonstiges können Sie den Fertigstellungstermin eintragen mit Datum und Uhrzeit. Über den Menüpunkt Terminliste können Sie die Fertigstellungen überprüfen. Es wird keine Arbeit vergessen und bildet deshalb eine wesentliche Hilfe für Ihre Termintreue.

Wenn Sie einen Auftrag bestätigen möchten und zuvor ein Angebot geschrieben haben, gehen Sie wie folgt vor. Öffnen Sie zunächst über das Menü am linken Bildschirmrand Abrechnung, Angebot und suchen das entsprechende Angebot. Markieren Sie das Angebot drücken Sie die Eingabetaste. Sie können jetzt das Angebot kopieren, in dem Sie in der Symbolleiste das 2. Symbol von links anklicken. Alles kann nun verändert werden, im Eingabefeld mit dem kleinen Pfeil in der ersten Zeile, steht noch Angebot. Wählen Sie Auftragsbestätigung aus und wenn sonst alle Angaben stimmen, kann die Auftragsbestätigung gespeichert werden.

Bearbeiten von Auftragsbestätigungen

Suchen Sie zunächst die Auftragsbestätigung in dem Sie auf die Überschrift suchen klicken. Ist die entsprechende Auftragsbestätigung gefunden, drücken Siedie Eingabetaste und Sie können das Dokument bearbeiten. Am Schluss speichern nicht vergessen: Ein Klick auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste.

Rechnungen schreiben

Wenn Sie mit dem Mauszeiger im Öffnen-Dialog, auf das Symbol Dokumente gehen und danach Rechnungen anklicken, öffnet sich das Formular. Ein Klick in der Symbolleiste auf neu und Sie können eine neue Rechnung schreiben.

Eine Hilfe ist dabei die Taste F9. Wenn die Schreibmarke in einer Eingabezeile ist, drücken Sie die F9-Taste und Sie erhalten eine Auswahl der bereits vorhandenen Daten. Mit der Pfeiltaste nach unten oder mit der Pfeiltaste nach oben können Sie nun die von Ihnen gewünschten Daten auswählen. Wenn Sie nun auf das Symbol übernehmen in der Symbolleiste des geöffneten Fensters klicken, so wird die ausgewählte Zeile in das Rechnungsformular übernommen. Besonders praktisch ist diese Variante bei der Eingabe der abzurechnenden Leistungen. Wenn Sie bereits Jumbos definiert haben, so können Sie sich jetzt die Arbeit sehr erleichtern, wenn Sie den entsprechenden Jumbo eingeben. Eine Übersicht der vorhandenen Jumbos können Sie durch drücken der F9-Taste sehen. Die Übernahme des Jumbos erfolgt wieder durch einen Klick auf das Symbol Übernahme im geöffneten Fenster.

Rechnungen suchen

Wenn das Fenster Rechnungen geöffnet ist, klicken Sie auf die Überschrift im Fenster suchen. Sie können durch einen Doppelklick auf eine Überschrift im Fenster eine Sortierung auslösen. Mit der Pfeiltaste nach unten bzw. der Pfeiltaste nach oben können Sie die Rechnungen durchblättern. Eine andere Möglichkeit ist es, einmal in eine Zeile unter den Überschriften zu klicken. Dann geben Sie z. B. die Rechnungsnummer oder den Patientennamen ein.

Erstellen und bearbeiten von Kulanzrechnungen

Bei der Erstellung von Kulanzrechnungen können Sie so verfahren, wie unter Rechnungen beschrieben.

Gutschriften

Gutschriften, werden ebenfalls wie unter Rechnungen beschrieben, bearbeitet.

Sammelaufstellungen

Bis zu einem gewählten Abschlussdatum können Sie die Sammelaufstellung für einen Zahnarzt erstellen. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf dem Desktop auf das Symbol Stammdaten. Klicken Sie auf Sammelaufstellungen und das Fenster öffnet sich. Klicken Sie jetzt auf das Symbol neu in der Symbolleiste. Geben Sie die Nummer des Zahnarztes und das Datum, bis zu dem die Sammelaufstellung erstellt werden soll, ein. Kennzeichnen Sie durch einen Klick welchen Umfang die Berechnung haben soll. Kassen- und Privatrechnungen, nur Kassenrechnungen oder nur Privatrechnungen. Die Berechnung erfolgt sobald Sie auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste zum Speichern klicken.

Statistik

Klicken Sie mit der Maus im Öffnen-Dialog auf Auswertung, Grafik. Es erscheint der Dialog zur Eingabe der Parameter für die grafische Statistik. Sie haben folgende Wahlmöglichkeiten: Labor, Zahnarzt, Techniker, Abteilung, Leistung, Privat, Material, Edelmetall. Kennzeichnen Sie auch ob Gutschriften abgezogen werden sollen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Vergleiche zu Vorjahren zu erstellen. Tragen Sie in der entsprechenden Zeile ein, wie viel Vorjahre in die Berechnung mit einbezogen werden sollen. Haben Sie die Auswahl abgeschlossen, so klicken Sie auf OK.

Tabelle

In der tabellarischen Statistik erhalten Sie eine Laborstatistik über alle berechneten Leistungen. Sie sehen wie oft eine Leistungsnummer abgerechnet wurde und welchen Umsatz diese erbracht hat.

Gehen Sie mit dem Mauszeiger im Öffnen-Dialog auf Statistik und klicken Sie auf Tabelle und das Fenster zur Eingabe der Parameter wird geöffnet. Sie können jetzt den Zeitraum der Auswertung eingeben. Als Hilfe wird Ihnen ein Kalender angezeigt, wenn Sie auf das kleine Viereck rechts neben der Zeile „von“ klicken. Sind alle Eingaben komplett, klicken Sie auf OK.

Alle Sammler

Haben Sie das Fenster über den Öffnen-Dialog geöffnet, geben Sie das Datum und das Abschlussdatum ein. Sie haben jetzt die Möglichkeit sich diese Aufstellung anzusehen, indem Sie auf das Symbol im Fenster Seitenansicht klicken oder Sie klicken auf das Druckersymbol im Fenster und die Sammelaufstellungen werden gedruckt. Sie erhalten die Sammelaufstellungen von allen Zahnärzten.

Sammlerliste

Hier erhalten Sie das Protokoll der Sammelaufstellungen.

Geburtstagsliste

Sie haben die Möglichkeit sich eine Geburtstagsliste anzeigen zu lassen oder diese auszudrucken. So vergessen Sie keinen Geburtstag eines Mitarbeiters und Ihren Kunden (Zahnärzten) können Sie auch gratulieren.

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